Особенности аренды автомобиля организацией у физического лица

Арендовать автомобиль у физлица можно так же, как и у организации.

Для этого заключите договор аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.

Рекомендуем получить согласие супруга(и) арендодателя на заключение договора, особенно если договор будет долгосрочным. В противном случае существует риск оспаривания договора супругом арендодателя.

При составлении договора аренды с экипажем внимательно формулируйте условия договора, например, о порядке оказания услуг по управлению автомобилем. При определенных обстоятельствах из-за неверных формулировок ваши с арендодателем отношения могут быть переквалифицированы в трудовые. В этом случае вас могут привлечь к административной ответственности.

1. Для чего нужно согласие супруга арендодателя на передачу автомобиля в аренду

Автомобиль может находиться в совместной собственности арендодателя и его супруга(и). В этом случае при передаче автомобиля в аренду предполагается, что арендодатель действует с согласия супруга (п. 2 ст. 35 СК РФ).

Поэтому рекомендуем включить в договор условие о том, что супруг(а) арендодателя не возражает против передачи автомобиля в аренду на условиях, предусмотренных договором. Оформить согласие супруга можно в качестве приложения к договору.

При отсутствии такого согласия договор аренды может быть признан судом недействительным по требованию супруга арендодателя. Однако он должен будет доказать, что вы знали или заведомо должны были знать о его несогласии на заключение договора (п. 2 ст. 35 СК РФ, ст. 173.1 ГК РФ).

Пример формулировки условия

Автомобиль принадлежит Арендодателю на праве совместной собственности. Арендодатель гарантирует, что его супруга не возражает против передачи автомобиля в аренду на условиях, предусмотренных настоящим договором. В подтверждение этого Арендодатель передает Арендатору согласие супруги в письменной форме (приложение N 1 к Договору).

2. Что учесть при составлении договора аренды автомобиля с экипажем, чтобы арендные отношения не признали трудовыми

В рамках договора аренды автомобиля с экипажем арендодатель своими силами оказывает арендатору услуги по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). В связи с этим данный договор может быть переквалифицирован в трудовой, если фактически между сторонами сложились трудовые отношения (ч. 4 ст. 11, ст. 19.1 ТК РФ). Представляется, что такой риск увеличится из-за некорректных формулировок в договоре. Поэтому не рекомендуем включать в него трудовую терминологию.

Кроме того, обратите внимание на формулировки условий о предмете договора и порядке оказания услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.

2.1. Какие слова нельзя использовать в договоре

Не включайте в договор, в частности, слова «работник», «должность», «заработная плата», «тарифная ставка», «оклад», «премия», «надбавка», «увольнение», «прием на работу», «отпуск», «дисциплинарная ответственность», «обязанность обеспечить условия труда».

2.2. Предмет договора

Четко укажите, что арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению автомобилем и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Не указывайте в договоре обязанность арендодателя по управлению автомобилем как трудовую функцию (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Например, что он выполняет работу по должности водителя в соответствии со штатным расписанием.

Пример формулировки условия

Арендодатель обязуется предоставить арендатору за плату во временное владение и пользование автомобиль, указанный в п. 1.2 Договора, и оказать услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. Арендатор обязуется принять этот автомобиль и уплачивать за него арендную плату в порядке, предусмотренном ст. 3 Договора.

2.3. Порядок оказания услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации

При согласовании порядка оказания услуг формулируйте условия договора так, чтобы это не выглядело как установление режима рабочего времени. Дело в том, что такой режим — один из характерных признаков трудовых отношений (гл. 16 ТК РФ).

Поэтому не указывайте в договоре, в частности, что:

  • арендодатель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка;
  • арендатор вправе устанавливать арендодателю ненормированный рабочий день.

Вместо этого можно согласовать порядок оказания этих услуг и включить, например, условие о том, что арендатор сам определяет время их оказания в порядке, установленном договором.

Пример формулировки условия

Арендодатель оказывает услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля по требованию (вызову) Арендатора, которое направляется Арендодателю не позднее суток до предполагаемой даты использования автомобиля. Указанные услуги оказываются исключительно с понедельника по пятницу и не более 10 часов в сутки.

3. Нужно ли включать в договор условие об уплате арендатором НДФЛ с арендной платы

Если арендодатель — ИП, такое условие включать не нужно, так как он самостоятельно уплачивает НДФЛ (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 227 НК РФ).

Если арендодатель — не ИП (например, ваш сотрудник), обязанность уплачивать НДФЛ с арендной платы лежит на вас, как налоговом агенте (п. 1 ст. 226 НК РФ). Тем не менее, рекомендуем включить в договор условие о том, что вы выполняете такую роль. Это нужно для исключения в дальнейшем споров о сумме арендной платы, которую вы должны уплатить непосредственно арендодателю, поскольку арендная плата перечисляется арендодателю за вычетом удержанного НДФЛ (Письмо Минфина России от 01.12.2016 N 03-04-05/71165).

Пример формулировки условия

Арендатор выступает в качестве налогового агента Арендодателя. При фактической выплате арендной платы он удерживает из нее и перечисляет в бюджет налог на доходы физических лиц в размере 13%.