Как установить сокращенную рабочую неделю

Чтобы установить сокращенную рабочую неделю, предусмотрите для работника режим неполного рабочего времени. Это можно сделать по его просьбе, по соглашению сторон либо в отдельных случаях по вашей инициативе. Также отдельным работникам в силу закона устанавливается сокращенное рабочее время. При этом количество рабочих дней в неделе, как правило, остается прежним, а вот количество рабочих часов сокращается. В обоих случаях в целом подход к оформлению единый — нужно прописать условие о сокращенной рабочей неделе в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка. А вот оплата отличается. При неполном рабочем времени работу оплачивайте пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ. При сокращенном рабочем времени оплату произведите как за полное рабочее время (кроме тех, кому нет 18 лет)

1. Как сократить рабочую неделю

Сократите рабочую неделю в следующих случаях:

  • вы согласовали с работником или он обратился к вам с просьбой установить неполное рабочее время. В некоторых случаях неполное рабочее время вы можете установить по своей инициативе (ч. 5 ст. 74, ч. 1, 2 ст. 93, ч. 2, 3 ст. 256 ТК РФ, абз. 3 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).

Сокращение рабочей недели в таком случае происходит за счет уменьшения количества рабочих дней. Например, вместо пятидневной рабочей недели можно установить четырехдневную;

  • работнику полагается сокращенное рабочее время в силу закона (ст. 92 ТК РФ). В этом случае работнику уменьшается количество рабочих часов в неделю, то есть работник отработает меньше часов за тот же период, что и обычный работник. Такой режим работы можно установить только специальным категориям работников. Например, работникам с вредными условиями труда 3 и 4 степени. Их рабочая неделя, как правило, должна быть не больше 36 часов в неделю (ч. 1 ст. 92 ТК РФ).

Подробнее о том, кому и какой продолжительности устанавливается неполное или сокращенное рабочее время, расскажем ниже.

1.1. Кому и какой продолжительности устанавливается неполное рабочее время

Неполное рабочее время устанавливается:

  • любому работнику по соглашению сторон. Продолжительность неполного рабочего времени определяете по договоренности с работником (ч. 1 ст. 93 ТК РФ);
  • если вы проводите процедуру изменения условий трудового договора работников по ст. 74 ТК РФ в одностороннем порядке. Тогда вы можете по собственной инициативе (с учетом мнения профсоюза) ввести режим неполного рабочего времени на срок не более шести месяцев, если изменения условий труда могут повлечь массовое увольнение работников (ч. 5 ст. 74 ТК РФ);
  • отдельным работникам по их заявлению. При определении продолжительности рабочей недели учтите пожелания работника и условия вашего производства (работы) (ч. 2 ст. 93 ТК РФ). Например, если ваша организация начинает работу с 10 час. 00 мин., то работник не вправе требовать установления начала рабочего дня с 08 час. 00 мин.

К работникам, которым вы обязаны установить неполное рабочее время по их заявлению, относятся (ч. 2 ст. 93, ч. 2, 3 ст. 256 ТК РФ, абз. 3 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1):

  • беременные женщины;
  • женщины в период отпуска по уходу за ребенком;
  • отец, бабушка, дед, другой родственник или опекун, фактически осуществляющий уход за ребенком в период отпуска по уходу за ребенком;
  • один из родителей (опекун, попечитель), у которого ребенок до 14 лет (ребенок-инвалид до 18 лет);
  • лица, воспитывающие без матери детей в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
  • работники, ухаживающие за больным членом семьи в соответствии с медзаключением.

1.2. Кому и какой продолжительности нужно установить сокращенное рабочее время

Установите сокращенное рабочее время тем, кому оно полагается в силу закона, в частности:

  • работникам в возрасте до 16 лет — не более 24 часов в неделю, а если такой работник совмещает в течение учебного года работу с получением общего или среднего профессионального образования — не более 12 часов в неделю (ч. 1, 4 ст. 92 ТК РФ);
  • работникам в возрасте от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю, а если такой работник совмещает в течение учебного года работу с получением общего или среднего профессионального образования — не более 17,5 часов в неделю (ч. 1, 4 ст. 92 ТК РФ);
  • работникам, являющимся инвалидами I или II группы, — не более 35 часов в неделю (ч. 1 ст. 92 ТК РФ);
  • работникам с вредными условиями труда 3 или 4 степени или опасными условиями труда — не более 36 часов в неделю (ч. 1 ст. 92 ТК РФ). Исключения — случаи, указанные в ч. 3 ст. 92 ТК РФ;
  • медицинским работникам — не более 39 часов в неделю (ч. 1 ст. 350 ТК РФ). Но если должность (специальность) вашего медработника упоминается в специальных перечнях в Приложениях к Постановлению Правительства РФ от 14.02.2003 N 101, их рабочее время еще меньше и в зависимости от должности (специальности) установлено в п. 1 данного Постановления;
  • женщинам, работающим в сельской местности, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — не более 36 часов в неделю. Их рабочее время может быть уменьшено, например, трудовым договором (ст. 320, ч. 1 ст. 423 ТК РФ, п. 1.3 Постановления ВС РСФСР от 01.11.1990 N 298/3-1, абз. 1 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).

2. Как включить условие о сокращенной рабочей неделе в трудовой договор с работником

Порядок включения условия о сокращенной рабочей неделе зависит от того, какой режим работы вы устанавливаете работнику: неполное или сокращенное рабочее время.

Рассмотрим эти варианты подробнее ниже.

2.1. Как включить условие о неполном рабочем времени в трудовой договор с работником

Если вы устанавливаете работнику неполное рабочее время, то такой режим работы нужно подробно прописать в трудовом договоре. Это связано с тем, что обычно он отличается от тех режимов работы, которые определены в правилах внутреннего трудового распорядка для большинства работников (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если неполное рабочее время вы устанавливаете работнику при приеме на работу, то в трудовой договор включите следующие условия, в частности (ч. 1, 2 ст. 93, ч. 1 ст. 100 ТК РФ):

  • продолжительность сокращенной рабочей недели (часы, минуты);
  • рабочие и выходные дни;
  • продолжительность ежедневной работы (смены) и число смен в сутки;
  • время начала и окончания работы;
  • время начала и окончания всех перерывов в работе. В том числе укажите перерывы для кормления ребенка, если женщина работает в таком режиме в период отпуска по уходу за ребенком (ст. 258 ТК РФ);
  • срок, на который устанавливается неполная рабочая неделя.

Например, если такой режим работы устанавливается «обычному» работнику, то срок может быть как определенный, так и неопределенный, а если для «обязательной» категории работников, то срок определяет сам работник, но не более чем на время льготных обстоятельств.

Если работник уже у вас работает и ему потребовалось изменить режим работы, то заключите с ним письменное соглашение к трудовому договору, в котором отразите те условия, о которых мы сказали выше (ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Пример формулировки условия о неполном рабочем времени

  1. По соглашению между Сторонами Работнику устанавливается режим неполного рабочего времени.

4.1. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени:

  • продолжительность рабочего времени — 32 часа в неделю;
  • четырехдневная рабочая неделя с предоставлением трех выходных дней — пятница, суббота и воскресенье;
  • продолжительность ежедневной работы — 8 часов;
  • время начала работы — 09 час. 00 мин., время окончания работы — 18 час. 00 мин.;
  • перерыв для отдыха и питания составляет один час в период с 13 час. 00 мин. до 14 час. 00 мин.

4.2. Неполное рабочее время устанавливается работнику на период с 01.06.2018 по 03.09.2018

2.2. Как включить условие о сокращенном рабочем времени в трудовой договор с работником

Если работник относится к специальной категории работников, которым должно быть установлено сокращенное рабочее время, то обязательно отразите в трудовом договоре продолжительность рабочего времени (ч. 2 ст. 92 ТК РФ). Для женщин, которые работают в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), такую продолжительность укажите, если она не предусмотрена в коллективном договоре (ст. 320 ТК РФ).

Остальные элементы режима работы включите в трудовой договор, поскольку они, как правило, отличаются от тех, что установлены в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если такой режим работы вы устанавливаете при приеме на работу, то включите в трудовой договор, в частности (ч. 1 ст. 100 ТК РФ):

  • продолжительность сокращенной рабочей недели (часы, минуты);
  • рабочие и выходные дни;
  • продолжительность ежедневной работы (смены) и число смен в сутки;
  • время начала и окончания работы;
  • время начала и окончания перерывов в работе.

Дополнительно вы можете прописать основание установления сокращенной рабочей недели. Если, например, вы устанавливаете сокращенное рабочее время инвалиду I группы, то можете указать информацию о медицинском заключении, которое он представил (например, реквизиты справки об установлении работнику инвалидности).

Если работник уже у вас работает и ему потребовалось изменить режим работы, то заключите с ним письменное соглашение к трудовому договору, в котором отразите те условия, о которых мы сказали выше (ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Пример формулировки условия о сокращенном рабочем времени

  1. Работнику устанавливается режим сокращенного рабочего времени на основании ч. 1 ст. 92 ТК РФ, справки серии МСЭ-2018 N 0154673 от 13.06.2018.

4.1. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени:

  • продолжительность рабочего времени — 35 часов в неделю;

  • пятидневная рабочая неделя с предоставлением двух выходных дней — суббота и воскресенье;

  • продолжительность ежедневной работы — 7 часов;

  • время начала работы — 09 час. 00 мин., время окончания работы — 16 час. 30 мин.;

  • перерыв для отдыха и питания составляет 30 минут в период с 12 час. 30 мин. до 13 час. 00 мин.

3. Как включить условие о сокращенной рабочей неделе в правила внутреннего трудового распорядка

В правилах внутреннего трудового распорядка регламентируется вопрос рабочего времени (ч. 1 ст. 91, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Чтобы в них прописать информацию о сокращении рабочей недели, как правило, достаточно перечня тех, кому устанавливается сокращенное рабочее время в силу закона, а также тех, кому может быть установлен режим неполного рабочего времени.

Если такой режим устанавливается большинству работников вашей организации, то укажите в Правилах все элементы режима работы. В частности, время начала и окончания работы, продолжительность рабочего дня. Например, вы можете так поступить, если ваша организация расположена в районах Крайнего Севера (приравненной к нему местности) и у вас работают женщины. В этом случае в их трудовых договорах укажите только продолжительность рабочего времени (как правило, 36 часов в неделю), если она не указана в коллективном договоре, а по остальным условиям режима работы сделайте ссылку на Правила (ст. 320 ТК РФ).

Пример формулировки условия о сокращенном рабочем времени

4.4. Женщинам, работающим в ООО «Верона», устанавливается следующий режим работы:

  • продолжительность рабочей недели — 36 часов;
  • пятидневная рабочая неделя с предоставлением двух выходных дней — суббота и воскресенье;
  • продолжительность ежедневной работы в понедельник — 8 часов;
  • продолжительность ежедневной работы со вторника по пятницу — 7 часов;
  • время начала работы в понедельник — 08 час. 00 мин., время окончания работы — 17 час. 00 мин.;
  • время начала работы со вторника по пятницу — 08 час. 00 мин., время окончания работы — 16 час. 00 мин.;
  • перерыв для отдыха и питания продолжительностью один час в период с 12 час. 00 мин. до 13 час. 00 мин.

Перерыв для отдыха и питания в рабочее время не включается и оплате не подлежит.

Пример формулировки условия о неполном рабочем времени

4.4. По соглашению сторон трудового договора работнику может быть установлено неполное рабочее время.

4.5. При наличии заявления и подтверждающих документов Работодатель обязан установить неполное рабочее время следующим категориям работников:

4.5.1. беременным женщинам;

4.5.2. женщинам в период отпуска по уходу за ребенком;

4.5.3. отцу, бабушке, деду, другому родственнику или опекуну, фактически осуществляющему уход за ребенком в период отпуска по уходу за ребенком;

4.5.4. одному из родителей (опекуну, попечителю), имеющему ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);

4.5.5. лицам, воспитывающим без матери детей в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);

4.5.6. работникам, ухаживающим за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Если для того, чтобы указать условие о сокращенном рабочем времени, вам нужно внести изменения в Правила, то сделайте, в частности, следующее: составьте приказ о внесении изменений в Правила (укажите, какие вносятся изменения и дату их введения), составьте проект измененных Правил. Учтите мнение профсоюза по изменениям (если он у вас есть), затем утвердите Правила приказом и (или) грифом утверждения и ознакомьте с ними работников.

4. Как оплатить работу при сокращенной рабочей неделе

Порядок оплаты при сокращенной рабочей неделе отличается.

Если у работника сокращенное рабочее время в силу закона, то работу оплачивайте как за полное рабочее время. Установление сокращенного рабочего времени не влечет за собой уменьшение оплаты труда. Например, несмотря на то, что у инвалидов I и II группы продолжительность рабочей недели не более 35 часов, они должны получить полную оплату (ч. 3 ст. 23 Закона о социальной защите инвалидов, Письмо Минздравсоцразвития России от 11.05.2006 N 12918/МЗ-14).

Исключение — работники в возрасте до 18 лет. Им зарплата, как правило, выплачивается за фактически отработанное время или в зависимости от выработки (с учетом вашей системы оплаты труда). Проверьте отраслевое соглашение и коллективный договор — в них может быть указана обязанность произвести доплату до полного оклада (ставки). Например, полная оплата предусмотрена для несовершеннолетних работников организаций ЖКХ (п. 6.8.4 Отраслевого тарифного соглашения в жилищно-коммунальном хозяйстве Российской Федерации на 2017 — 2019 годы). Если коллективным договором или отраслевым соглашением такая доплата не установлена, то вы можете установить ее за счет собственных средств по своей инициативе (ст. 271 ТК РФ).

Если у работника неполное рабочее время, то зарплату выплачивайте пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 3 ст. 92 ТК РФ).

5. Какие существуют риски, если не сокращать рабочую неделю работникам, которые имеют на это законное право

Если вы не установите неполную рабочую неделю по заявлению работников, которые имеют на это право (например, беременным), то вас могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

К такой же ответственности вас могут привлечь, если вы не установите сокращенное рабочее время работникам, которым она полагается по закону (например, инвалиду I группы).

А если сокращенное рабочее время вы не установите для женщин, работающих на Крайнем Севере (в приравненных к нему местностях) или в сельской местности, то вам нужно будет оплатить им время работы за пределами сокращенного рабочего времени, как сверхурочную работу (абз. 2 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Полагаем, что другие работники, законное право которых на сокращенное рабочее время нарушено, тоже могут обратиться в суд с требованием об оплате сверхурочной работы за время «переработки» сверх сокращенной нормы рабочего времени.

Если вы не пропишете или неправильно пропишете условие о сокращенном или неполном рабочем времени в трудовом договоре, то вас могут привлечь к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ.