Как составить гарантийное письмо от арендодателя для подтверждения адреса юридического лица — арендатора

Гарантийное письмо может попросить ваш будущий арендатор, чтобы подтвердить в налоговой адрес своего места нахождения для регистрации. Если арендатор регистрирует изменение адреса, такое письмо не потребуется, достаточно предъявить договор аренды для подтверждения права пользования имуществом.

Составьте письмо в произвольной форме. Включите в него сведения об объекте аренды (чаще всего это помещение), а также укажите, что этот объект будет сдан арендатору после того, как он зарегистрируется в качестве юрлица.

Укажите в письме, что вы разрешаете использовать адрес вашего помещения как юридический адрес будущего арендатора. Учтите, что из-за неверного составления гарантийного письма ему могут отказать в госрегистрации. Например, если в письме не будет указан номер помещения.

1. Что указать в гарантийном письме для подтверждения адреса при создании юрлица

Включите в гарантийное письмо:

  • наименование адресата (кому письмо). Чаще всего это ИФНС, в которую потенциальный арендатор будет подавать заявление о регистрации в качестве юрлица. Также вы можете адресовать письмо участнику будущего юрлица или же выдать его без указания адресата — «по месту требования»;
  • наименование адресанта (от кого письмо). Чаще всего это собственник помещения. Также это может быть арендатор, который обещает предоставить помещение в субаренду (при условии наличия согласия на это собственника);
  • указание на то, что после регистрации арендатора в качестве юрлица с ним будет заключен договор аренды помещения. Если вы планируете заключить долгосрочный договор, рекомендуем указать срок договора в гарантийном письме;
  • индивидуализирующие признаки помещения (кадастровый номер, адрес, площадь, назначение и пр.).

Учтите, что адрес нужно указать полностью. Недостаточно будет указать, например, адрес здания без номера помещения или офиса. Налоговый орган может отказать в регистрации (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 08.11.2016 N Ф04-5307/2016);

  • сведения о том, на каком основании адресант вправе распоряжаться помещением. Если письмо исходит от собственника, укажите основания приобретения права собственности и реквизиты правоустанавливающих документов. Если письмо выдает арендатор субарендатору, укажите реквизиты договора аренды;
  • разрешение на использование адреса помещения как адреса регистрируемого юрлица. Если гарантийное письмо выдает арендатор для будущего субарендатора, рекомендуем запросить такое разрешение у собственника.

2. Какие документы приложить к гарантийному письму

Рекомендуем приложить к письму документы, подтверждающие право адресанта распоряжаться помещением. Лучше всего — выписку из ЕГРН.

Если гарантийное письмо выдает арендатор субарендатору, обязательно приложите копию договора аренды и документ, подтверждающий согласие арендодателя по основному договору аренды на субаренду.

Если письмо подписывает представитель по доверенности, приложите к нему копию доверенности.

Образец гарантийного письма от арендодателя для подтверждения адреса юридического лица — арендатора

3. Нужно ли составлять гарантийное письмо при регистрации изменения адреса юрлица

При регистрации изменения адреса юрлица составлять гарантийное письмо не потребуется. В этом случае арендатору достаточно приложить к заявлению документы, подтверждающие наличие права пользования в отношении объекта недвижимости или его части, расположенных по новому адресу (п. 6 ст. 17 Закона о госрегистрации юрлиц и ИП).

Гарантийное письмо не является таким документом, поскольку не подтверждает право пользования. Такое право возникает только с момента заключения сделки (например, подписания договора аренды).